Внедрение портала «Битрикс24» для компании «МИР ИНСТРУМЕНТА» с 5000+ сотрудников

Аналитика

У клиента уже были зафиксированы все процессы, которые ранее компания выстроила в SharePoint 2010.

Аналитики команды ZeBrains написали ФДР (функциональный дизайн разработки — документ, который отражает требования к разрабатываемой функциональности и показывает, как она должна работать) под «Битрикс24» и описали все бизнес-процессы на основе разработанной схемы:

• Интерфейс взаимодействия администратора с каталогом запущенных БП (бизнес-процессов);
• Интерфейс взаимодействия участников запущенного БП;
• Страница инициации БП;
• Библиотека стандартов.

Как только ФДР был окончательно утвержден заказчиком (после всех правок и замечаний со стороны заказчика), его взяли в реализацию.

Модуль «Задачи и проекты»

В первую очередь команда кастомизировала конструктор и шаблоны задач, адаптируя их под специфику действующих бизнес-процессов.

• Создание задач за подчиненных сотрудников.

  По умолчанию в Битриксе нет такой функциональности — он просто блокирует возможность изменений в данных полях. Но так как компания клиента включает 1500 постоянных пользователей портала, часто требуется создать задачу за кого-то другого и назначить третье лицо. Теперь у пользователей на стороне заказчика есть такая возможность.

• Связки задач и подзадач.

  На портале можно создавать связанные задачи и подзадачи. Но связь отображается только в той задаче, где пользователь вручную настроит связь. А если таких десятки? Тогда ему придется каждый раз возвращаться в базовую задачу и настраивать связь с каждой созданной подзадачей. Мы сделали так, чтобы связь автоматически появлялась и во второй связанной сущности. Кстати, на объединенных задачах теперь тоже можно смотреть те же данные, что и в подзадачах — все шаблоны внутри переписаны.

• Блок фильтров задач.

  Полностью переделали логику счетчиков просроченных задач, раньше они могли подсчитываться некорректно и даже теряться. Для этого мы сделали скрипт с фильтрами, который позволяет раскрывать задачи на подзадачи. Также добавили функциональность в фильтре по закрытым задачам, который зачеркивает красным задачи, выполненные позднее установленного дедлайна. А еще сделали счетчик переноса сроков — теперь можно увидеть, сколько раз был сдвинут дедлайн в задаче.

• Логика заполнения полей.

  Некоторые стандартные функции заполнения полей на портале противоречили бизнес-процессам холдинга. Поэтому мы убрали добавление соисполнителей, создание задачи без срока выполнения и привязки к проекту. А если автор задачи отсутствует, то результат работы может принять руководитель проекта, его ассистент или другое лицо из списка, основанного на бизнес-процессах компании.

• История.

  Если кто-то помимо автора вносил правки в задачу, то в базовой функциональности в истории изменений отображалось, будто это сделал автор. Теперь у постановщика есть уникальная фича — видеть, кто и что изменял.

• Добавление комментариев в новости.

  Сделали возможность помечать галочкой любой комментарий в задаче как новость. Пользователь выбирает задачу при формировании новости, затем в нее автоматически попадают все отмеченные комментарии. Это сделано для внутренней ИТ-команды, чтобы упростить процесс описания релизов и оповещений коллег.

• Отчет по стадиям.

  Чтобы клиент мог отследить, какой этап в реализации проседает, мы реализовали отчеты, где видно, сколько задача провела в той или иной стадии.

• Отчет по исполнителям.

  Кто-то по ошибке может записать время в задачу, где он отмечен наблюдателем. Мы сделали так, чтобы в специальном отчете отражались трудозатраты всех исполнителей.

• Добавление новой задачи с копированием.

  В соответствии с процессами клиента сделали так, чтобы пользователю нельзя было возобновить задачу — это нарушает логику стадий и подсчета времени. Поэтому можно создать подзадачу с автоматическим копированием всех параметров родительской сущности — описанием и даже всех комментариев.

• Регулярные оповещения с задачами.

  На портале каждое утро всем сотрудникам приходят рассылки с задачами: в работе с разбивкой по срокам, ожиданию контроля (надо принять), а также список просроченных задач, в которых пользователь значится постановщиком.

Возможности прав доступа

В компании есть штатный блок «Руковожу», который позволяет изучать аналитику выполнения задач по всей компании только владельцу бизнеса. Мы сделали доступ настраиваемым. И теперь его можно дать любому сотруднику

Важно отметить, что правами и доступами руководит администратор на стороне клиента.

Также мы настроили следующую функциональность:

• Синхронизацию с почтой и Active Directory (AD);
• Обмен данными с AD с синхронизацией каждые 2 часа;
• Алгоритм доступа к пользованию порталом новым сотрудником. Информация о новом пользователе передается из AD в «Битрикс24». Там создается пользователь, но пока он не получил привязку к одному из подразделений, то профиль не активен.

Мультиязычность интерфейса

• «Битрикс24» коробочной версии не позволяет выбирать язык интерфейса. Но «МИР ИНСТРУМЕНТА» — многонациональная и мультиязычная компания с сотрудниками по всему миру. Поэтому мы написали внутренний отдельный модуль, который с помощью «Яндекс Переводчика» адаптирует весь интерфейс под выбранный язык. Сейчас доступно 9 языков, включая китайский.
• Уведомления на своем языке. Это значит, что если один пользователь использует интерфейс портала на русском, а другой на английском, то уведомления при совместной работе над задачами каждому будут приходить на своем языке. Важно отметить, что комментарии коллег, добавленные в задачу, не переводятся, потому что не относятся к пользовательскому интерфейсу.

Доработка CRM

Для CRM-блока мы разработали модуль со сложным алгоритмом распределения звонков между филиалами и сотрудниками с учетом зон ответственности и рабочего времени сотрудников.

Доработали функциональность работы с лидами и компаниями согласно бизнес-логике «МИРА ИНСТРУМЕНТА». Настроили автоматизацию с помощью бизнес-процессов и роботов.

В настоящий момент выполнены следующие задачи:

• Разработан модуль распределения звонков по ответственным в филиалах;
• Настроена телефония с учетом филиальной структуры;
• Сформирована логика формирования лидов из различных источников с привязкой к ответственным;
• Разработаны цепочки рассылок и уведомлений с приоритезацией по e-mail;
• Разработана функциональность блокировки изменений информации о компании клиента;
• Автоматизирован ряд рутинных бизнес-процессов.