Как ИИ-агент забрал у меня рутину после встреч: опыт ведения проектов в Артирут

Привет, меня зовут Марта, я проджект менеджер в ZeBrains. В статье расскажу, как агент внутри Артирута взял на себя протоколы встреч и поиск по документам проекта, что работает хорошо, а что пока нет. Читайте, если ведёте проекты, много общаетесь с заказчиками и устали собирать протоколы вручную.

Автор статьи

Марта

проджект менеджер ZeBrains

Контекст: что происходит после встречи

Любая встреча с заказчиком заканчивается одним и тем же: нужно зафиксировать договорённости. Протокол отвечает на вопрос «а мы разве так договаривались?», который рано или поздно звучит на любом проекте.

Раньше протокол был самой неприятной частью встречи. Я делала заметки и записывала видео, а потом пересматривала запись и вручную собирала документ. На самой встрече при этом приходилось одновременно участвовать в разговоре и конспектировать, что получалось не лучшим образом.

Ещё одна сложность: инструменты для звонков разные. С заказчиком мы созваниваемся в Jitsi, Телемосте или скайпе и записи приходится обрабатывать отдельно.

Что такое Артирут и как я к нему пришла

Артирут — внутренний продукт ZeBrains. Я подключилась к нему одной из первых, когда доступ получили первые пользователи. Сначала использовала его просто для хранения материалов проекта. Это оказалось удобнее, чем наша общая база знаний: там сложная структура папок, и искать нужное долго.

В Артируте для каждого проекта создаётся своё пространство:

в нём лежат документы, записи и артефакты проекта;
к нему подключают участников с разными ролями;
внутри есть чат с агентом, который работает только с материалами отдельного проекта.

Что удобно: есть личное пространство. Оно пригождается, когда проекта в Артируте нет, а протокол встречи заказчику отправить нужно.

Список пространств в Артирут: рабочие пространства проектов (с участниками и артефактами) и личное пространство. Названия проектов скрыты.

Сценарий 1: расшифровка и протоколы

Это основное, чем я пользуюсь.

Загружаю запись встречи, и агент её расшифровывает. Параллельно можно запускать несколько расшифровок: на экране появляется значок работающего агента, а готовый результат оказывается прямо под файлом.

Загруженная видеозапись встречи: в меню файла выбираем «Транскрибировать»

Дальше прошу составить протокол. В Артируте есть встроенные шаблоны протоколов, поэтому документ получается структурным без дополнительных настроек. Если нужно, добавляю уточнение: «выдели задачи и ответственных». Вместо большого документа получаю короткий список дел, который можно скачать и использовать в работе.

Готовый протокол встречи в Артирут. Справа — комментарий к правкам и история версий

Раньше такой функции вообще не было. Теперь на встрече я могу включить запись встречи и параллельно заниматься другими делами, если не веду обсуждение. Запись идёт, и я знаю, что потом получу качественный протокол.

Сценарий 2: поиск по документам проекта

Вся документация у нас хранится в Confluence. Поиск работает по ключевым словам и показывает результаты по разным проектам, в которых легко запутаться.

В Артируте иначе. Я открываю пространство проекта, подключаю чат и спрашиваю, например: «откуда взялось это требование?» или «покажи, в каких документах упоминается ценообразование». Агент показывает список документов, и при необходимости можно попросить его сделать выборку.

AI-чат внутри пространства проекта: на вопрос о происхождении требования агент отвечает списком документов-источников. Слева внизу — счётчик документов, проиндексированных для поиска

Главное преимущество в том, что поиск ограничен одним проектом. Я не открываю лишние ссылки и не перебираю чужие документы. Если агент указал на документ, значит, тема там действительно упоминается. Содержимое я всё равно открываю и проверяю сама.

Сценарий 3: работа командой

На двух проектах мы использовали Артирут командой. Плюсы, которые я заметила:

у всех участников общий доступ ко всем файлам проекта, без отдельной настройки доступа к каждому документу;
файл можно отредактировать прямо в Артируте: например, я прошу аналитика зайти, внести правки и сохранить, и обновлённая версия сразу у меня;
сохраняется история версий: можно посмотреть, что и когда менялось, и вернуться к состоянию до правок.

Настройки пространства: участникам назначаются роли — владелец, редактор или наблюдатель — и их можно добавить или убрать в любой момент

Безопасность: почему важно «внутри контура»

До появления расшифровки в Артируте у меня был вариант заниматься этим вручную либо обратиться в сторонние сервисы. Бесплатные сервисы открыты для всего интернета, и загружать туда конфиденциальные встречи не хотелось. Платные позволяют обеспечить конфиденциальность, но это дополнительные расходы.

Теперь запись, расшифровка и протокол остаются внутри нашей инфраструктуры. Для проектов с повышенными требованиями к безопасности это очень важный аргумент.

Короткий итог

Что изменилось. Протокол больше не нужно собирать вручную по записи, поиск по проекту стал быстрее, а в команде появилось общее рабочее пространство с версиями.
Что осталось за мной. Проверка результатов.
Что хочу попробовать дальше. Пока мы с некоторыми заказчиками пересылаем файлы по почте. Хочу выяснить, можно ли работать над документами вместе прямо в Артируте.

И простой способ проверить, стала ли у вас рутина «AI-ной»: представьте, что завтра отключили все ИИ-инструменты. Остановится ли что-то в ваших процессах, или вы просто вернётесь к привычному способу?

Если все еще не отдали свои задачи агентам: попробуйте Цифровой офис EVA