Осторожно, автоматизация! Разбираемся как не усложнять работу рекрутера
На сегодняшний день в области автоматизации рекрутинга используется множество отдельных систем, каждая из которых решает свою конкретную задачу. Для примера: одни инструменты помогают находить кандидатов, другие — проводить собеседования, третьи — управлять данными о сотрудниках.
И главная проблема в том, что эти системы работают разрозненно.
К чему это приводит? К тому, что рекрутеры вынуждены переключаться между несколькими платформами для выполнения ежедневных задач, что, во-первых, увеличивает временные затраты, а во-вторых — увеличивает риск ошибок.
Конечно, разработчики пытаются решить эту проблему, создавая более комплексные решения, которые объединяют несколько возможностей в одной платформе. Тем не менее, даже эти системы зачастую не охватывают все аспекты рекрутингового процесса.
И в результате в компании вынуждены использовать набор из нескольких инструментов, что снижает эффективность и добавляет сложностей в работе. Хотя всё должно быть наоборот.
Возникает логичный вопрос: есть ли тогда смысл в автоматизации рекрутинговых процессов?
Ответ — да. Но успешная автоматизация требует не просто внедрения новых систем, а тщательного выбора тех решений, которые действительно упрощают и ускоряют работу, а не создают дополнительные сложности.
Почему больше — не значит лучше
Прежде чем переходить к решениям и обсуждать, как автоматизация может помочь, важно понять, с чем сталкиваются компании при отсутствии правильного подхода в автоматизации — где каждая система выполняет свою узкую задачу, но взаимодействие между ними усложняет процесс рекрутинга.
Во-первых, использование нескольких систем приводит к дублированию работы. Например, информация о кандидате может быть введена в одной системе для поиска и отбора, а затем её приходится заново вводить в другую для управления данными или проведения собеседований. Такой процесс не только занимает время, но и повышает риск ошибок при передаче данных — одно неверное или отсутствующее поле может нарушить работу всей цепочки.
Во-вторых, разрозненность систем усложняет контроль за процессом. Рекрутерам приходится работать в нескольких инструментах одновременно, следить за тем, чтобы информация была актуальной в каждой системе. Это приводит к тому, что теряется общая картина рекрутингового процесса. Например, важные детали могут быть упущены или не обновлены вовремя, что замедляет процесс принятия решений.
В-третьих, использование разных систем требует обучения сотрудников работе с каждой из них, что создаёт дополнительную нагрузку, ведь каждая платформа имеет свой интерфейс и свои процессы. В итоге, рекрутерам нужно время, чтобы освоить все эти системы, что снижает гибкость команды и её готовность быстро реагировать на изменения.
Эти проблемы сводятся к тому, что вместо того, чтобы облегчить работу рекрутерам, разрозненные системы добавляют новые барьеры — процессы замедляются, появляются риски ошибок, что требует ещё больших ресурсов для управления.
Но как тогда можно улучшить ситуацию?
Акцент на ключевые процессы — правильный выбор для автоматизации
Теперь, когда мы разобрались с проблемами разрозненных систем, поговорим о том, как с помощью автоматизации можно реально улучшить процессы рекрутинга.
Здесь важно подчеркнуть: автоматизация не означает внедрение новых инструментов, это скорее оптимизация тех процессов, которые уже существуют и занимают слишком много времени.
Примером могут служить рутинные задачи, с которыми сталкиваются рекрутеры каждый день — обработка резюме, проверка данных, согласование с другими отделами. Эти задачи повторяются снова и снова, и часто требуют ручного ввода или проверки данных на каждом этапе. Именно такие процессы можно и нужно автоматизировать, чтобы сократить количество ручного труда и ускорить работу.
То есть идея в том, чтобы автоматизировать конкретные и наиболее трудозатратные процессы в уже существующих системах. Это позволяет не только сокращать время на выполнение рутинных операций, но и сделать процесс более прозрачным и управляемым.
Более того, когда каждый шаг автоматизирован и интегрирован в общую структуру, работа команды становится слаженной и эффективной.
Например, мы в ZeBrains задались вопросом, сколько времени у рекрутера уходит на такие рутинные задачи. Взяли, как пример, процесс проверки кандидата.
Сделали запись экрана менеджера, и получилось, что процесс проверки занял у рекрутера 30 минут — время, которое специалист тратит на однотипные повторяющиеся задачи.
Возник логичный вопрос: Как сократить этот период? И можно ли это сделать при помощи автоматизации?
Да, можно. В итоге мы разработали кастомный модуль, благодаря которому кандидат самостоятельно вносит свои данные в веб-форму, которая интегрирована с системой, что избавляет от необходимости вводить данные вручную из внешних источников.
То есть вместо отправки анкеты в формате Word, используется единая веб-форма.
В итоге — экономия 26 минут на каждом повторении. То есть после 30 проверок в день, за год компания сэкономит 2 млн рублей.
Правильная автоматизация должна работать как в примере — она не должна усложнять процессы за счёт добавления новых систем. Наоборот, она должна упрощать текущие процессы, убирая лишние действия и сокращая количество ручного труда.
Как начать автоматизацию без СМС и регистрации
Итак, если компания решила автоматизировать свои рекрутинговые процессы, важно начинать с правильного подхода и помнить — автоматизация не должна быть хаотичной.
Поэтому для достижения хороших результатов стоит сосредоточиться на трёх ключевых моментах:
- Определить ключевые процессы
Сначала нужно понять, как на данный момент построена работа в компании, и найти места, где автоматизация принесет наибольшую пользу.
Для этого нужно оценить трудоемкость операций, количество задействованных сотрудников, наличие ошибок и неточностей ввода данных. Например, акцентировать внимание на процессы, которые проходят в Excel-таблицах.
Также важно собирать обратную связь от руководителей и сотрудников, ведь зачастую хорошие идеи для автоматизации приходят именно от них.
- Провести селф-чекап уровня цифровой зрелости компании
Оценка цифровой зрелости — это важный этап на пути к автоматизации. Мы рекомендуем начать с селф-чекапа — самостоятельной оценки уровня цифровизации процессов. Это поможет компании выявить области, требующие внимания, и сосредоточиться на оптимизации ключевых участков.
После этого анализа можно определить ключевые метрики и изучить бизнес-процессы более детально, чтобы найти возможные зоны роста. Далее, с помощью методологов, мы определяем инструменты для автоматизации и оцениваем их влияние на эффективность работы.
- Наладить связь между заказчиком и исполнителем
Успех любого IT-проекта, включая автоматизацию, зависит от взаимодействия между заказчиком и исполнителем.
Нельзя полностью передать ответственность за проект внешним подрядчикам, так как они не всегда могут учесть все нюансы работы компании.
Важно поддерживать тесное сотрудничество и контроль за выполнением задач, чтобы избежать проблем, которые подрядчики могут не решить самостоятельно.
Упор на эти три ключевые аспекта помогает сформировать чёткое представление о состоянии процессов в компании, и разработать правильную стратегию цифровой трансформации, основанную на рациональных доводах.
Теперь давайте рассмотрим существующие подходы в автоматизации рекрутинговых процессов подробнее.
Основные подходы в автоматизации рекрутинга
1. Объединение сервисов в одну систему
Первый и самый очевидный вариант — объединить все сервисы в одну систему. Для этого создаётся единая платформа, которая позволяет использовать общий интерфейс как для соискателей, так и для рекрутеров.
Подход позволяет сэкономить на лицензиях программ, обеспечивая эффективное и удобное взаимодействие с данными. Они хранятся на одной платформе и при переносе не теряются.
Пример: объединение поиска кандидатов, проведения собеседований и отслеживания эффективности рекрутинга на один сайт, например, на платформу "Пульс«.
Несмотря на удобство, есть минус в виде ограниченной функциональности. И, если в системе где-то случится сбой, ошибки возникнут и в других сервисах. Это делает потенциальную стоимость будущего апгрейда системы сложной и трудозатратной.
2. Интеграция и доработка систем
Второй вариант — это интегрировать и доработать каждую из существующих систем, с которыми работает рекрутер. То есть создать некую паутину взаимосвязей между каждой из платформ и обеспечить сквозную передачу данных.
В этом случае потребность в ручных операциях сокращается до минимума. Обеспечивается стабильность в случае отказа одной из систем, благодаря независимости платформ друг от друга.
Появляется гибкость в работе, поскольку такую «паутину» легко адаптировать к изменениям и улучшить каждый из элементов без влияния на остальные.
Представим абстрактную компанию, которая использовала три отдельные системы: одну для поиска кандидатов, вторую для собеседований и третью для управления кадровыми данными. Рекрутеры вручную переносили информацию между ними, что занимало много времени и часто приводило к ошибкам.
Решение в этом случае состояло в интеграции систем: данные кандидатов автоматически передавались между платформами, что сократило время работы и почти исключало ошибки.
Каждая система осталась независимой, что позволяло бы легко вносить обновления без риска для работы других систем.
Однако при интеграции систем необходимо обеспечить синхронизацию и тесное взаимодействие команд, отвечающих за поддержку и развитие каждого из сервисов.
Поскольку обновление одной из систем может нарушить работу других, связанных с ней, команды должны работать вместе и согласовывать все свои действия.
Помимо этого многие обновления выполняются автоматически. Чтобы это не вызывало проблем, перед запуском системы проводится тестирование. Оно помогает убедиться, что все части программы работают правильно.
Этот принцип работы напоминает микросервисный подход, где каждый процесс выполняется в рамках отдельного сервиса.
3. Замена решений на более функциональные
Подход подразумевает переход от старых или менее эффективных систем к новым, более продвинутым решениям, которые лучше отвечают текущим потребностям компании
Кажется, это самый компромиссный вариант — заменить какое-то из решений на более функциональное, попытаться больше процессов переложить в один из блоков.
Тогда подбор наиболее подходящего IT-ландшафта компании позволяет поддерживать решения в актуальном состоянии.
Есть и минусы. Пользователи противятся внедрению новой системы, так как им нужно заново учиться работать с ней.
Также не все современные системы совместимы с текущими данными, поскольку новые программы могут использовать другие протоколы для обмена данными, или, например, использовать другой формат данных. Это затрудняет сохранение их целостности, значит, при переходе на новую систему устаревшая информация может «потеряться».
Автоматизация: главные ошибки компаний
За стремлением к быстрой автоматизации часто скрываются ловушки, которые могут привести к ненужным затратам и ошибочным решениям. Именно поэтому важно не только выбрать правильные инструменты, но и избегать типичных ошибок.
Рассмотрим две из самых распространённых ошибок, которые компании допускают при внедрении цифровых решений:
- Внедрение ради внедрения
Часто решения по автоматизации принимаются без оценки того, насколько это релевантно, применимо к конкретному бизнесу. Нет смысла тратить большое количество усилий и времени, если технология не нужна компании в текущий момент времени.
Например: компания «Х» решила сделать мобильное приложение для своих внутренних систем. С одной стороны, многие компании считают такие приложения необходимыми, особенно если большая часть их сотрудников работает удаленно.
Но в компании «Х» все работают в офисе, и мобильное приложение им не нужно.
Получается, что разработка приложения будет просто дорогой игрушкой, которую никто не будет использовать.
- Игнорирование уровня цифровой зрелости компании.
Степень цифровой зрелости должна идти в ногу с текущим уровнем развития компании. Когда бизнес растет, появляются определенные процессы, и в этот момент важно вовремя их цифровизировать.
Для того чтобы понять свой уровень цифровой зрелости и необходимость во внедрении IT-решений, можно подключить помощь внешнего консалтинга.
Ниже пять советов, которые помогут компаниям подобрать лучший вариант, учитывая особенности их бизнеса так, чтобы автоматизация процессов прошла без серьёзных ошибок.
Что в итоге?
Автоматизация может существенно улучшить работу компании, но только при условии, что она внедряется с учётом реальных потребностей бизнеса.
Главная цель — не следовать модным тенденциям, а оптимизировать процессы, которые действительно требуют упрощения.
В конце снова подсветим важные аспекты, на которые стоит обратить внимание перед внедрением автоматизации рекрутинговых процессов своей компании.
- Не внедряйте автоматизацию просто ради автоматизации — каждый шаг должен быть оправдан.
- Проверьте, готов ли ваш бизнес к внедрению новых технологий.
- Автоматизируйте те процессы, которые отнимают много времени или подвержены частым ошибкам.
- Обеспечьте взаимодействие между командами, чтобы никто не остался «в стороне» от изменений.
- Постоянно оценивайте результаты автоматизации и адаптируйте систему по мере развития компании.
Помните, что это должен быть продуманный и осознанный процесс, который помогает компании работать быстрее и эффективнее, не создавая новых проблем.